Automatización de facturas con n8n

Alcance

Las facturas de proveedores llegan a un buzón de correo y antes había que descargarlas, renombrarlas y copiarlas a mano en OneDrive. Ahora un workflow de n8n lee el buzón dos veces al día, extrae fecha, destinatario, matrícula, total y número de cada PDF, y lo archiva en la carpeta del coche y en la de la gestoría por trimestre y mes. El CRM registra cada factura y Claude completa los datos fiscales cuando las reglas no alcanzan. Las facturas de venta que emite el CRM se archivan en su expediente con la de compra y se envían a la gestoría.

Funciones principales

• Facturas del correo a OneDrive. Dos veces al día el workflow lee el buzón, clasifica cada PDF y lo guarda con un nombre que incluye proveedor, número, modelo y matrícula, en la carpeta del coche y en la de la gestoría por trimestre y mes.
• Factura de venta al expediente. Cuando el CRM emite una factura de venta llama a un webhook que la archiva en ventas y en el expediente de la gestoría, adjunta la factura de compra del mismo coche, la envía a la gestora y devuelve el resultado al CRM.
• Datos fiscales con reglas y con Claude. Primero se aplica la plantilla del proveedor y solo se acepta si base más cuota da el total. Si no, Claude lee el PDF y devuelve los datos con un esquema fijo, y el CRM vuelve a comprobar la aritmética antes de validarla.
• Control de facturas recurrentes. Para cada gasto fijo cruza el registro del CRM, la carpeta de la gestoría y el buzón, y escribe en una hoja el estado de cada mes. Reencola lo que no se archivó y avisa los lunes y el día 5.
• Carpetas y nombres canónicos. El CRM decide cómo deben llamarse las carpetas de coche y los archivos del expediente y el servidor lo ejecuta, comprobando antes el hash del origen. Un normalizador revisa cada hora los nombres de las carpetas.
• Conciliación bancaria. Cruza cada movimiento del extracto bancario con facturas recibidas, compras de coches, facturas emitidas, señales y abonos de financieras, y genera una hoja con lo que cuadra y lo que falta. Es solo un informe: no escribe en el CRM.

Arquitectura

Orígenes

Buzón de facturas por IMAP · CRM del concesionario (webhooks de venta y renombrado) · Extractos bancarios

Orquestación

n8n 2.x en Docker con su base PostgreSQL · Cinco workflows versionados como JSON · Despliegue por API que vuelve a registrar los cron

Scripts

Node.js para IMAP, archivo, recurrentes y receptores HTTP · Python para la conciliación bancaria · Cron del host para inventario, registro y enriquecimiento

IA

Claude con el PDF nativo y esquema JSON · Sin herramientas, sin sesión y con tiempo máximo por llamada

Almacenamiento

OneDrive montado con rclone y systemd · Carpetas de compras, ventas y gestoría · Google Sheets para el control de recurrentes

Infraestructura

VPS en Hetzner · Caddy delante de los webhooks · Correo SMTP para alertas

Tecnologías

Backend

Node.js, Python

Datos

Google Sheets API

IA y voz

Claude (Anthropic)

Automatización y vídeo

n8n, rclone

Infraestructura

Docker, Hetzner, Linux

Calidad

pytest

Resultados medidos

• 88 pruebas automatizadas en verde, que ejecutan el código de los nodos del workflow tal como está exportado. Fuente: node --test scripts/container/test (69) y pytest de la conciliación bancaria (19), ejecutados el 2026-11-03 · 2026-11-03